Logiciel pour traiteur LeBonTraiteur

Le logiciel traiteur poursuit plusieurs objectifs :

  • calculer vos prix de revient
  • créer des devis en quelques minutes (avec calcul de marge en temps réel)
  • créer la liste des courses instantanément !
  • créer les bons de commandes à fournisseurs instantanément !
  • créer la fiche technique de chaque commande instantanément !
  • gérer les personnels (serveuses)
  • gérer les prestations faisant appel à des intervenants extérieurs
  • suivi des rappels (alertes)
(Fourni avec plus de 1700 ingrédients de base)

1 créer des devis en quelques minutes

Le logiciel LeBonTraiteur permet de construire un fichier de données contenant tous les produits de base (Matières premières, ingrédients) que vous utilisez et contenant également vos recettes sous leur forme quantitative et détaillée

Le devis client est créé très facilement, en quelques clics, car la plupart des opérations (menu/prestations diverses) est paramétrée (mais bien sûr, toujours modifiable)

Comment est-ce possible ?
Le logiciel permet, pour créer un devis, d’entrer les besoins du client en trois parties :
  1. généralités sur l’évènement (nombre de convives - en précisant éventuellement adultes/enfants), lieu , date etc..
  2. Menu et suppléments
    Saisie par clic de souris des entrées, plats etc….
  3. saisie des prestations optionnelles (couverts, vaisselle etc) par clics
Dans la partie Menu, le logiciel traiteur calcule instantanément les quantités nécessaires ; Par exemple, vous avez créé une recette pour 6 personnes dont voici le détail par ingrédient :
  • 400 gr de farine
  • 600 gr de bœuf
  • 1 litre de lait etc…
Dès que vous choisissez cette recette, dans le devis, le logiciel va alors automatiquement et instantanément calculer que, pour 40 convives, il faut :
  • 400 / 6 x 40 = 2,67 kg de farine
  • 600/ 6 x 40 = 4 kg de boeuf
  • 1/ 6 x 40 = 6.67 litres de lait
Encore mieux : sur 40 convives, il y a 35 adultes et 5 enfants. Et le client vous demande de faire un plat spécial adultes, et un autre spécial enfants. Pas de souci : dès que vous sélectionnez un plat (ou une entrée, un dessert etc), vous pouvez indiquer que ce choix concerne tout le monde (soit 40 personnes), que les adultes (soit 35) ou uniquement les enfants (soit 5). Et le logiciel calculera alors les quantités nécessaires….. Et bien sûr une entrée peut être destinée aux 40 convives, un plat au 35 adultes et un autre plat au 5 enfants, le dessert pour les 40 convives…. Toutes les combinaisons sont possibles….

Comment les prix d’achat, ou de revient, sont-ils gérés ?

De deux manières différentes et complémentaires.
  • Soit vous indiquez le prix dans la fiche du produit,
  • Soit lors de la création d’un devis
La 2ème méthode est plus judicieuse. En effet, autant saisir des prix sur des articles que justement on est en train de vendre. De plus, le client peut demander plusieurs devis, et la mise à jour des prix d’achat en temps réel sur le premier devis ne sera plus à faire sur les suivants…

Reprenons l’exemple (volontairement simpliste) précédent, où le logiciel a calculé qu’il fallait:
  • 2,67 kg de farine
  • 4 kg de boeuf
  • 6.67 litres de lait
Dans le devis, on peut mettre à jour les prix d’achat (ou de revient) directement dans le devis. Cela signifie que, lorsqu’on entre le prix de la farine, du bœuf ou du lait dans ce devis, le fichier des produits est mis à jour instantanément. Ce qui a pour effet :
  1. de pouvoir calculer le total du prix de revient du devis
  2. de pouvoir être à jour pour d’autres devis suivants (ou, comme le logiciel est un logiciel réseau, être à jour pour un autre utilisateur du logiciel sur un autre ordinateur)
Ainsi, quand on crée un devis, on peut :
  • soit garder le prix que le logiciel affiche (c’est le dernier prix entré)
  • soit le modifier en temps réel
Ce qui fait que le devis est calculé au plus juste. Mieux ! Le logiciel enregistre toujours la dernière date de mise à jour d’un prix, et la date de sa dernière utilisation. Par exemple, vous avez de la farine dans le devis. Vous pouvez soit modifier le prix affiché, soit le conserver. Or, la dernière fois que vous avez indiqué le prix de la farine, c’était dans le devis précédent. Donc vous savez que le prix est à jour. Mais vous pouvez aussi utiliser un ingrédient dont le prix enregistré dans le logiciel date de…. longtemps. Mais heureusement le logiciel permet de paramétrer une durée maximale de validité d’un prix, et par exemple vous pouvez indiquer 15 jours. Cela signifie que si le prix de l’ingrédient est plus vieux de 15 jours, alors il s’affiche en couleur orange, pour attirer votre attention : c’est à vous alors d’accepter ce prix ou bien de le modifier. Mais, quelque soit votre réaction, par exemple vous décidez de garder ce prix (car vous êtes pressé par exemple), le logiciel va alors mettre à jour la date de ce prix à aujourd’hui, ce qui fait que les prix sont toujours à jour, globalement, dès lors que vous les acceptez.

Actualisation d’un devis en un clic

Vous ouvrez un devis que vous avez fait pour un client, il y a longtemps. La date de validité du devis est dépassée ; d’un clic de souris, vous demandez au logiciel de réactualiser les prix ! le logiciel va alors lire tous les ingrédients, les suppléments, les prestations optionnelles et ré-écrire les prix de revient, et donc recalculer instantanément les prix….et tous les totaux…
Note : Si les taux de tva ont changé entretemps, ces nouveaux taux seront automatiquement appliqués sans qu’il soit nécessaire de réactualiser les devis, à tout nouveau devis ou ancien devis réouvert.

2 créer la liste des courses instantanément !

A partir des devis transformés en commandes (en un clic) le logiciel crée la liste de TOUS les ingrédients nécessaires, cumulés par dates d’événement, en une seconde…
Exemple:
  • vous avez pour vendredi prochain 1 repas (50 convives)
  • vous avez pour samedi 2 repas (60 et 120 convives)
  • vous avez pour dimanche 2 repas (120 et 100 convives)
Analysons un seul ingrédient (pour notre démonstration ici), par exemple la farine nécessaire :
  • Le logiciel a calculé que pour vendredi, il faut 12 kg de farine
  • Il a calculé que pour samedi , il faut 25 kg de farine
  • et pour dimanche 15 kg de farine.
Le logiciel va donc vous proposer, à compte de ce jour jusqu’au dimanche inclus, de commander 12+25+15 = 52 kg de farine. Mais bien sûr, vous avez une foule d’autres ingrédients à commander : œufs, lait, beurre, etc…., ainsi que eaux, vins, sodas… Alors le logiciel va également cumuler toutes les quantités nécessaires.

Sélection des commandes selon une date ultime
Mieux ! Le logiciel vous permet de sélectionner les quantités à acheter de date à date. En effet :
  • selon les dates de péremption de certains produits
  • selon l’état de votre trésorerie
  • selon la place disponible en stock
  • selon le poids à transporter, etc…
peut-être ne souhaitez-vous pas commander les ingrédients de dimanche par exemple, et vous préférez les acheter chez votre fournisseur que vendredi ; pas de problème, le logiciel le permet. Dans l’exemple de la farine, vous pouvez indiquer au logiciel que vous achetez la quantité de farine jusqu’à vendredi. Par contre, vous prendrez le lait jusqu’à dimanche, etc….

Liste des courses
Lors de la création du devis, vous pouvez mettre à jour les prix en temps réel, ainsi que le dernier fournisseur de chaque produit. Dans cette liste de courses, le logiciel les imprime, ce qui fait que vous savez toujours à quel prix avez acheté la dernière fois chaque ingrédient (et chez qui), ce qui vous permet de faire vos achats au mieux.

Stock éventuel
Lors de la création de la liste des courses, le logiciel propose également d’entrer les données éventuellement en stock, afin de les décompter. Par exemple :
  • Le logiciel a calculé 52 kg de farine
  • Or, vous en avez en stock 10. Vous l’indiquez au logiciel, et bien sûr il propose d’acheter 52-10=42 kg.
Lors de l’impression de la liste des courses, le logiciel affichera, en plus du total que vous avez décidé d’acheter, le total général par ingrédient.
Par exemple :
Vous décidez d’acheter 30 kg de sucre, pour les commandes de la semaine ; or vous avez également des commandes la semaine suivante, qui totalisent 50 kg de sucre, soit 80 au total. Mais vous décidez de réduire les dépenses, et d’acheter pour l’instant seulement 30 kg. En vous rendant chez vos fournisseurs, il se trouve qu’un de ces fournisseurs propose, et uniquement aujourd’hui, un prix exceptionnel sur cet ingrédient ! Le prix est tellement intéressant que vous décidez d’acheter les 80 kg, et non plus seulement 30. Comment savez vous qu’il faut 80 Kg au total ? Simplement que la fiche imprime à la fois les 30 kg que vous aviez décidé d’acheter, et les 80 kg du total….

3 créer les bons de commande aux fournisseurs

Dans le même élan, on peut créer les bons de commande aux fournisseurs en quelques clics et les modifier, puis les imprimer ou les faxer.

4 créer la fiche technique de chaque commande

Dès que vous décidez de traiter telle ou telle commande, vous pouvez imprimer une liste détaillée de tout ce qui est nécessaire pour cette commande :
  • quantité globale par ingrédient
  • durée théorique de travail, etc….
Ainsi, cette fiche technique par commande est très pratique ; car une fois imprimée, elle peut :
  • servir à aller dans le stock puiser les ingrédients nécessaires,
  • rappeler les recettes à produire
  • rappeler lieu et date d’évènement + heure etc….

Autres points forts du logiciel

Modèles de devis

Le logiciel permet de créer des modèles de devis. Un modèle est un menu pré-établi. Par exemple, vous avez 10 menus différents, qui contiennent des données différentes, telle ou telle entrée, tel ou tel plat, etc… Le logiciel permet de créer ces modèles, à qui vous donnez un nom, par exemple «Menu classique », « Fruits de mer », « Menu Prestige », et où vous indiquez les plats concernés.
Lors de la création du devis, vous pouvez alors sélectionner un modèle, et immédiatement le logiciel entrera les entrée, plat, desserts, suppléments paramétrés et calculera instantanément le total !

Mieux ! A l’inverse, lors de la création (ou modification) d’un devis, le menu que vous venez de créer peut vous sembler intéressant pour en faire un modèle. Pas de problème : 2 clics suffisent à créer le nouveau modèle à partir du menu en cours !

Modèles de devis avec prix imposé de vente ttc par personne

Mais les modèles de devis proposent également de préciser un prix ttc par personne. Par exemple, vous décidez de créer 2 gammes, une gamme de 5 menus dont le prix ttc par personne est 9 €, une 2ème gamme dont le prix est 19 €. Vous allez donc créer la 1ère gamme avec par exemple telle entrée, tel plat, tel fromage ou tel dessert :
Gamme que vous nommez par exemple « Classique » (ou comme bon vous semble) :
  • Menu1 entrée, plat, fromage
  • Menu2 entrée, plat, dessert
  • Menu3 etc… le tout à 9 € ttc/personne
Tous les menus de cette gamme ont (à peu près) le même prix de revient, et vous décidez qu’ils sont à 9 € ttc par personne.
Puis vous créez une autre gamme, la gamme que vous nommez « Prestige », avec également plusieurs menus, de même prix de revient, donc de même prix de vente 19 € par exemple.
Gamme Prestige :
  • Menu6 entrée, plat, fromage, digestif
  • Menu7 entrée, plat, dessert, café
  • Menu8 etc… le tout à 19 € ttc/personne
Ensuite, lors de la création d’un devis, vous pouvez choisir un de ces modèles de menus, par exemple le menu6, et le logiciel entrera automatiquement l’entré, le plat etc de ce modèle, et bien sûr calculera instantanément le prix de revient, tout en forçant le prix de vente ttc par personne à être de 19 € ttc. Le logiciel en fait va automatiquement ajuster le coefficient de marge de telle manière qu’on arrive toujours à 19 € ttc. Bien sûr, le logiciel affichera toujours la marge brute et tous les calculs en temps réel.

Créer un en clic le menu pour la semaine à venir

Dans le cas d'opérations pour le même client, par exemple une collectivité (centre aéré, maison de retraite etc), le logiciel peut créer le menu de la semaine à venir et l'imprimer (ou l'envoyer par mail), en un clic !

Formules de repas

Calculer instantanément une formule (total prix de revient, prix de vente) et créer directement un menu à imprimer pour donner au client.

Imposer un prix de vente minimal

On peut indiquer une marge minimale pour un devis, et ainsi ne pas vendre à perte…

Opérations diverses

Le logiciel permet d’importer facilement des fichiers au format Excel pour remplir les fichiers suivants :
  • clients
  • fournisseurs
  • produits de base
  • produits composés (quantitatif des recettes)
Les produits composés (recettes) peuvent être saisis très facilement, de 3 manières différentes.
  • soit par importation directe d’un tableur tel que Excel
  • soit par copier/coller, en utilisant une méthode unique, qui permet de récupérer d’une page quelconque (internet, word etc)
  • soit manuellement, directement en composant la recette.

Durée théorique de préparation

Dans un produit composé, le logiciel peut calculer des durées théoriques de préparation. Par exemple, vous avez une recette pour 6 personnes qui exige 1 heure de préparation. Le logiciel permet d’entrer vos propres durées, ce qui va permettre ensuite de calculer, approximativement certes mais au moins de calculer, une durée. Par exemple, vous entrez 1 heure pour 6 personnes, puis un jour vous faites cette recette pour 30 personnes, et vous avez vu qu’il fallait 2h30. Donc vous entrez dans cette fiche ces données. Ensuite, si vous proposez ce plat pour 100 convives, le logiciel va faire un calcul statistique et une projection de durée sur 100 personnes.

Impressions

Le logiciel permet d’imprimer des devis selon 4 modèles différents, déjà créés.
  • 3 sont modifiables à votre goût (couleur, police, etc) sur 2 pages (minimum)
  • 1 est standard (1 page)

Envoi par mail

Le logiciel permet l'envoi par mail des devis, d'un clic, au client !

Le logiciel existe en version réseau (de 1 à 20 ordinateurs). En version monoposte, le logiciel peut être installé à deux endroits, par exemple au laboratoire et chez soi (une seule licence est nécessaire). Echanges facilités entre les deux ordinateurs par clé USB ou par mail.